MENGOPERASIKAN DAN MERAWAT ALAT-ALAT KANTOR
A) Perlengkapan kantor
Perlengkapan
kantor adalah barang-barang yang
digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang
diharapkan
Jenis-jenis
perlengkapan kantor
·
Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
1)
Barang habis pakai
Yaitu
barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai, hal ini mengandung
arti bahwa barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.
Misalnya:
kertas, tinta, karbon, pensil, map dsb.
2)
Barang tidak habis pakai
Yaitu
barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam
pemakaiannya.
Misalnya:
mesin tik, perforator, gunting lemari arsip, pesawat telepon dll.
·
Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung dan
sebagainya.
Istilah-istilah
perlengkapan kantor:
·
Bekal kantor (Office Supplies)
Adalah
benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Misalnya:
kertas, tinta, karbon dll
·
Mesin-mesin kantor (Office Machine)
Adalah segenap
alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan,
keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan
magnetik.
Macam-macam
mesin kantor antara lain:
a.
Mesin tik (type writer)
b.
Mesin dikte (Dictating Machine)
c.
Mesin hitung (calculating machine)
d.
Mesin keperluan surat menyurat (Mailing equipment)
e.
Mesin pengganda dokumen ( Duplicator/copier)
f.
Mesin komunikasi (Comunication Equipment)
·
Peralatan kantor (Office Appliances)
Adalah segenap
alat yang digunakan untuk membantu dalam pekerjaan kantor.
v Macam-macam
peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson adalah:
§
Bak surat (desk tray)
§
Kalender meja (desk calendar)
§
Mistar (ruler)
§
Pena (pens)
§
Tangkai pena (pens holder)
§
Pensil (pencil)
§
Pensil warna (colored pencil)
§
Penghapus pensil (eraser)
§
Kertas isap (blotter)
§
Gunting
§
Stapler
§
Bak untuk jepitan kertas
§
Bak untuk jarum
§
Bak untuk karet gelang
§
Jepitan berkas (binder)
§
Cap tanggalan (band dater)
§
Bantalan cap (stamp pad)
§
Formulir permintaan keperluan tulis menulis.
v Macam-macam
peralatan yang termasuk mesin kantor sudah disebutkan di atas.
·
Perabot kantor (Office Furniture)
Adalah
benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk
melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran.
Macam-macam
perabot yang paling utama adalah:
1)
Meja tulis, meja mesin tik dan meja komputer
2)
Kursi
3)
Lemari yang dapat dikunci
4)
Rak buku/arsip
5)
Box, peti kayu.
Syarat-syarat
meja kantor
1)
Dari meja sampai permukaan lantai tidak seluruhnya
tertutup, agar peredaran udara dapat berlangsung secara lancar.
2)
Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar supaya tidak
menyilaukan mata para pegawai yang memakainya.
3)
Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan
Meja kantor
dapat dibedakan sebagai berikut:
§ Menurut
bahan yang digunakan:
1)
Meja kayu digunakan untuk meja tulis
2)
Meja metal, baiasanya diproduksi oleh pabrik dan
terbuat dari metal atau baja tipis untuk meja tulis.
§ Menurut
ukuran dan fungsinya:
1)
Meja besar atau satu biro, yaitu meja yang mempunyai
ukuran sebagai berikut:
a.
Panjang 121,5 cm atau 130 cm
b.
Lebar 71 cm atau 80 cm
c.
Tinggi 74 cm
Meja tersebut
biasanya digunakan oleh direktur
2)
Meja sedang atau meja setengah biro, yaitu meja yang
mempunyai ukuran:
a.
Panjang 96,5 cm
b.
Lebar 71 cm
c.
Tinggi 71 cm
Meja tersebut
biasanya digunaka oleh kepala bagian
3)
Meja biasa yaitu meja yang dipakai oleh pegawai biasa,
meja tersebut memiliki ukuran
a.
Panjang 120 cm
b.
Lebar 70 cm atau 72 cm
c.
Tinggi 75 cm
4)
Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk
mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay
out. Untuk meja tik tingginya lebih rendah dari meja biasa, kurang lebih 62 cm.
5)
Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat, meja
rapat pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta rapat dan besar kecil
ruangan.
Persyaratan
untuk kursi yang baik menurut Prof Ralph Barnes adalah:
1)
Kursi dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi
pemakai.
2)
Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan kerangka
baja serta tempat duduknya dari kayu
3)
Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang
4)
Kursi mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang
punggung pemakainya.
Kursi yang
dapat diputar dan diatur tinggi rendahnya termasuk kursi yang baik dan paling
enak dipakai untuk berbagai pekerjaan kantor. Khusus untuk kursi pimpinan yang
banyak membaca, sebaiknya kursi kerjanya berlengan agar dapat menyangga
sehingga tidak cepat letih.
·
Perabot kantor tempelan (office Fixture)
Adalah perabot
kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.
Misalnya: lemari, rak yang menempel dinding.
·
Hiasan kantor (Office Ornament)
Adalah
benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan untuk menambah kenyamanan dalam
kantor.Misalnya lukisan/gambar-gambar, bunga, akuarium, lampu hias, dll
·
Pesawat kantor
Adalah semua
mesin komunikasi yang membantu kegiatan komunikasi di kantor. Jenis-jenis pesawat
komunikasi diantaranya:
a.
Intercom
b.
Telepon
c.
Handphone
d.
Switchboard
e.
Loudspeaking telephone
f.
Dictaphone
g.
Teleks
h.
Faxcimile
·
Alat Bantu peraga (audio visual aids)
Adalah alat
yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi anatara pendengar dan
penyaji. Berikut adalah contoh-contoh alat bantu peraga:
a.
Tape recorder
b.
VCD/DVD player
c.
Radio
d.
Televisi
e.
Slide projector
f.
Film
g.
Over head projector
h.
Proyektor LCD
i.
Chalk board dan white board
j.
Grafik dll
B) Pengadaan Perlengkapan Kantor
1.
Pengertian pengadaan perlengkapan kantor
Pengadaan
adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas .
Cara pengadaan
perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena
masing-masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka
mengambil prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan
perbekalan kantor selalu diawali dengan perencanaan yang meliputi perencanaan
kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun
sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.
Untuk barang
habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
a.
Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan rencana kegiatan
b.
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan
c.
Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana
triwulanan dan kemudian menjadi rencana tahunan.
Untuk barang
tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
d.
Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan
e.
Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan
f.
Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia,
urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan.
2.
Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor
a.
Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang
di gudang
b.
Petugas memeriksa persediaan barang digudang
c.
Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa
kebutuhan yang akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang tersedia.
d.
Meminta persetujuan kepada pimpinan
e.
Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik
untuk melakukan pembelian
f.
Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji
terlebih dahulu.
g.
Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan
berita acara serah terima barang dan
buku penerimaan barang
h.
Barang disimpan digudang untuk didistribusikan ke
bagian atau unit yang membutuhkan.
3.
Inventarisasi barang habis pakai dan tidak habis pakai
Inventarisasi
barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk meperoleh data yang diperlukan
mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui
anggaran belanja sumbangan ataupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana
mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.
Pengadministrasian
barang inventaris dilakukan dalam:
a.
Buku induk barang inventaris
Adalah buku
tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu
kantor dan sekaligus merupakan sumber
informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang
barang-barang inventaris kantor.
BUKU INDUK BARANG INVENTARIS
Nama : ……………………..
Alamat :
……………………..
|
No.
Urut
|
Tanggal
Pembukuan
|
Kode
Barang
|
Nama
Barang
|
Ket.Barang
(merk, ukuran dsb)
|
Jumlah
|
Nama Satuan
|
Tahun
Pembuatan
|
Asal Barang
|
Kelengkapan
dokumen dan tanggal penyerahan barang
|
Keadaan
Barang
|
Harga
|
Ket.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b.
Buku golongan barang inventaris
Adalah buku
pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang
inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan
klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya.
(barang tidak habis pakai)
BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS
Nama :
……………………..
Alamat :
……………………..
Golongan Barang :
……………………..
Kode Barang :
……………………..
|
No.
Urut
|
No. Urut
Buku Induk
|
Kode Barang
|
Nama Barang
|
Ket. Barang
(Merk,
Nomor, Ukuran)
|
Jumlah
|
Nama Satuan
|
Tahun
Pembuatan
|
Keadaan
Barang
|
Harga
|
Lokasi
|
Ket.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
c.
Buku catatan barang non inventaris
adalah buku
yang digunakan mencatat semua barang non
inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai).
BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS
Nama :
……………………..
Alamat :
……………………..
|
No.
Urut
|
Nama Barang
|
No. Kartu
Stock
|
Ket. Barang
(Merk,
Nomor, Ukuran)
|
Jumlah
|
Nama Satuan
|
Tahun
Pembuatan
|
Asal Barang
|
Kelengkapan
dokumen dan tanggal penyerahan dokumen
|
Keadaan
barang
|
Harga
|
Ket.
|
|
Satuan
|
Jumlah
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
C) Menggunakan Peralatan Kantor
1.
Stop map (folder)
Adalah alat
berukuran folio yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat, naskah, atau
catatan yang biasanya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara. Stop map
mempunyai lipatan ke dalam untuk memperkuat daya tampung dokumen.
2.
Sneelhecter map
Adalah map
dengan penjepit ditengahnya untuk menyimpan surat-surat atau warkat yang telah
diproses. Surat atau warkat yang akan disimpan di dalamnya terlebih dahulu
harus diberi lubang dengan menggunakan alat pelubang kertas yaitu perforator.
3.
Ordner
Alat yang
digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah diproses. Alat ini hampir sama
dengan sneelhecter map dengan daya tampung yang lebih banyak.
4.
Letter Opener
Merupakan alat
kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat
yang dibuka dalam keadaan baik atau tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi
kantor yang menerima surat ± 1000 buah setiap harinya.
5.
Numbering machine ( Mesin pemberi nomor)
Merupakan
sebuah mesin yang digunakan untuk memberi nomor, baik pada surat maupun pada
buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.
6.
Paper clip (jepitan kertas)
Merupakan alat
yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun,
mengelompokan, mengumpulkan) surat-surat dan lampirannya agar surat tersebut
tidak tercecer sehingga tidak hilang.
7.
Staples remover (pengungkit staples)
Alat yang
digunakan untuk melepa/mencabut kawat staples yang terdapat pada bendelan
warkat sehingga terlepas lagi menjadi lembaran.
8.
Nietjes atau staples
Alat yang
berupa kawat yang dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu
dimasukan pada stapler atau hecht machine.
9.
Stapler (Hect machine)
adalah alat
yang digunakan untuk membendel kertas menjadi satu dengan menjepretnya agar
rapid an tidak berceceran pada waktu mengirimkan surat yang lebih dari satu
lembar.
10. Spindle
file (tancapan warkat)
Alat yang
digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukan/menancapkan warkat
tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai
alas sehingga dapat berdiri dan diletakan di atas meja.
11. Cap
tanggal (stamping date)
Alat yang
terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal
dari suatu hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya.
12. NCR
paper (No Carbon Required paper)
Sejenis kertas
yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas (tulisan) apabila terkena tekanan, sehingga
dapat menggandakan warkat tanpa memerlukan karbon.
13. Perforator
(pelubang kertas)
Perforator
disebut juga Punched Card Machine merupakan alat yang digunakan untuk melubangi
kertas sehingga mudah disimpan dalam sneelhecter map.
Cara
menggunakan perforator:
a.
Lipat kertas yang akan dilubangi, pada bagian tengah
sisi kiri untuk mendapatkan titik tengah dan rapikan kertas.
b.
Masukan kertas pada perforator, dan paskan pada
petunjuk alat yang menunjukan garis tengah, sampai tepi kertas menyentuh batas
kertas pada perforator.
c.
Tekan perforator sampai berlubang.
14. Komputer
Secara umum
computer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat sekaligus menggandakannya dengan printer. Komputer
dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
a.
Hardware (perangkat keras)
§
CPU
Merupakan
otak dari komputer. Di dalamnya merupakan gabungan dari processor, harddisk, VGA card, sound card yang tersusun di atas
sebuah motherboard.
§
Monitor
Adalah layar
sebagai alat yang menampilkan hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU.
§
Keyboard (papan tuts)
Yaitu bagian
computer yang terdiri dari deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain yang
berfungsi untuk in put data ke CPU.
§
Mouse
Digunakan
sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan
kursor dan meilih obyek.
Peralatan
pelengkap computer dalam hal ini hardware:
§
CD/DVD ROM Drive
Alat yang
digunakan untuk membaca CD/DVD agar bisa diketahui isi CD/DVD dengan melihat
pada monitor. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang di luar dengan
kabel yang terhubung dengan komputer.
§
CD/DVD
Adalah sebuah
pringan optic yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada walnya
dikembangkan untuk menyimpan audio digital. CD/DVD bersifat read only (hanya
dapat dibaca dan tidak dapat ditulis). Namun perkembangan sekarang memungkinkan
CD/DVD dapat ditulisi berulangkali (Re Write/RW) yang lebih dikenal dengan
CD/DVD-RW.
§
USB Flash Drive
Sering
disebut juga dengan flash disk, sudah menggantikan fungsi disket sebagai alat
penyimpan data kerja portable. Flash disk kelebihannya adalah praktis, lebih
awet dan lebih banyak menyimpan data dibandingkan dengan CD serta bisa dibaca
dan ditulisi dengan mudah. Kekurangannya karena ukuranny yang kecil sehingga
flash disk mudah jatuh, hilang atau
tercecer.
b.
Software (perangkat lunak)
Software
diartikan sebagai program-program atau aplikasi. Berikut contoh software yang biasanya digunakan
computer dengan system windows:
§
Microsoft word (pengolah kata)
Suatu program
atau aplikasi yang banyak digunakan untuk mengetik dan mengedit naskah, membuat
table, dokumen surat dan lain-lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk
administrasi.
§
Microsoft Excel (pengolah angka)
Program ini
digunakan untuk membuat dokumen yang berkaitan dengan perhitungan atau
berhubungan dengan angka-angka dan keuangan.
§
Microsoft Access (pengolah data)
Program ini
digunakan untuk pengolahan data suatu informasi menjadi database.
§
Microsoft Powerpoint (pengolah presentasi)
Program
aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik,
biasanya digabungkan dengan LCD Projector.
c.
Brainware
Adalah
personal yang mengoperasikan computer itu sendiri.
15. Printer
Printer adalah
alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun
gambar/grafik di atas kertas. Ada beberapa jenis printer antara lain:
a.
Dot matriks printer
Sistem kerja
printer ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon
sehingga bergabung membentuk karakter ke atas kertas, seperti pada mesin
ketik.Printer dot matriks masih banyak digunakan karena biaya operasionalnya
rendah. Karena bekerja dengan system impact hasil ketikan dapat langsung dibuat
tembusan memakai kertas karbon seperti mesin tik. Selain itu dot matriks juga
dapat digunakan untuk kertas bersambung (continous paper) maupun untuk kertas
khusus yang memiliki lubang disampingnya (tractor feed). Kekurangannya adalah
dot matriks menghasilkan suara yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga
tidak bagus untuk mencetak grafik, maupun foto serta lambat dalam mencetak.
b.
Ink Jet Printer
System
kerjanya adalah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari
cartdrige tinta ke media cetak. Printer ini lebih tenang suaranya dan hasilnya
lebih halus dan detail. Printer ink jet dapat diisi ulang (refill) tintanya
saja tanpa harus membeli keseluruhan Cartridge. Kekurangannya adalah adalah
rentan air, oleh karena itu hasil cetakan dikeringkan lebih dahulu sebelum
digunakan. Hasil cetakan tinta refill juga kulitas cetaknya jauh dibawah tinta
asli.
c.
Laser printer
Printer ini
mencetak memakai toner dalam satu cartridge khusus yang bekerja dengan elektro
magnetic seperti pada mesin forokopi.Laser printer lebih irit operasionalnya
karena sebuah cartridge toner bisa menghasilkan ribuan halaman. Kecepatan
cetaknya pun amat tinggi, sampai ratusan halaman per menit, dan hasilnya amat
tajam.
16. Mesin
Tik Manual
Mesin tik
dikenal ada 3 model yaitu:
a.
Mesin tik standar
Yaitu mesin
tik yang memiliki panjang gandaran mulai dari 13” sampai dengan 27”.
b.
Mesin tik semi standar
Mesi tik
berukuran gandaran 13” dilengkapi tabulator penuh.
c.
Mesin tik portable
Yaitu mesin
tik yang memiliki panjang gandaran antara 9,5” hingga 10”. Mesin ini praktis
karena dapat di bawa kemana-mana.
17. Mesin
Tik Elektrik
Adalah mesin
tik yang cara kerjanya digerakan dengan tenaga listrik. Cara bekerjanya hampir
sama dengan mesin tik manual, hanya saja tulisan yang akan kita ketik dapat
disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila sudah yakin untuk
dicetak tinggal tekan tombol enter.
18. Mesin
fotokopi
Adalah alat
yang untuk menggandakan dokumen yang juga bisa memperbesar dan memperkecil
ukuran dari yang asli. Mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang
mendekati aslinya tetapi berwarna hitam dan putih.
19. Mesin
penghancur dokumen/kertas
Mesin ini
digunakan untuk menghancurkan arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai,
sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh
orang lain
Cara pengoperasiannya
adalah sebagai berikut:
a.
Siapkan kertas yang akan dihancurkan, tetapi terlebih
dahulu hilangkan paper clip atau staples yang ada pada kertas
b.
Nyalakan mesin dnegan menekan tombol on.
c.
Masukan kertas yang akan dihancurkan.
d.
Jika sudah selesai tekan tombol off, dan ambil potongan
kertas dari kotak untuk dibuang.
20. Mesin
stensil
Adalah mesin
penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan
pembantu kertas master yang disebut dengan stensil
sheet.
21. Overhead
Projector (OHP)
Merupakan
media komunikasi visual yang dipegunakan untuk memproyeksikan tulisan atau
gambar pada transparency film yang diletakan di atas OHP ke layar, sehingga
memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.
Transparancy
film adalah sebuah media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak
diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastik
22. LCD
Projector
Alat yang
digunakan untuk memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari computer ke
layar atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung
harus berbentuk digital oleh karena itu alat ini harus dihubungkan dengan alat
digital seperti kamera, computer, laptop.
Cara
pengoperasian LCD Projector:
a.
Pasang layar putih di depan LCD
b.
Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor VGA in
pada prroyektor LCD lalu hubungkan ujung lainnya dengan konektor VGA computer.
c.
Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada
proyektor LCD dan ujung lainnya dengan sumber listrik.
d.
Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor LCD
terlebih dahulu daru nyalakan computer.
e.
Sesuaikan posisi fokus dan zoom.
23. Mesin
scanner
Merupakan
suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda,
seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dll. Hasil pemindaian akan ditransfer ke
computer sebagai data digital. Komputer juga harus diinstall dengan aplikasi
khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan. Cara penggunaan
scanner:
a.
Scanner dihubungkan ke computer dan nyalakan tombol
kontak.
b.
Buka aplikasi scanner yang ada di computer
c.
Buka tutup scanner lalu masukkan file atau dokumen lain
dengan halaman yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan,
maka aplikasi scanner yang ada di computer secara otomatis menscan data
tersebut dan menaruhnya di dalam computer.
24. Mesin
Binding
Merupakan
mesin yang digunakan untuk menjilid buku atau laporan dengan menggunakan kawat
penguat yang berbentuk spiral atau plastic yang berbentuk spiral. Penjilidan
dengan mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman
atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm, tergantung pula pada besar atau kecilnya
kawat/plastic spiral yang digunakan.
25. Mesin
absensi
Merupakan
mesin yang digunakan untuk menangani data absensi dan timesheet untuk melakukan
pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan
dapat dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang lain (biasanya
dari mesin absensi, barcode, finger scan). Ada 3 jenis mesin absensi semacam
ini, yaitu:
a.
Yang menggunakan kartu absensi
Mesin dengan
sebuah jam analog yang terdapat di depan mesin yang menunjukan waktu pada saat
itu.
b.
Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal
Mesin dnegan
sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada
saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenal magnetic (biasanya terdapat
di samping atau di atas mesin)
c.
Dan yang menggunakan pengenal sidik jari
Mesin dengan
sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada
saat itu dan tempat untuk men-scan sidik jari.
26. Facsimile
Merupakan
mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hamper sesuai
dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan
dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan system
komunikasi sambungan kabel.
27. Cara
penggunaan facsimile:
Mengirim
facsimile:
a.
Letakan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah
pada tempatnya.
b.
Memasukan nomor yang dituju dengan menggunakan fitur
one-touch, speed dial, search atau memasukan secara manual.
c.
Setelah itu tekan tombol start.
Menerima
facsimile:
a.
Angkat gagang telepon
b.
Tekan start jika terdengar bunyi facsimile (bunyi beep)
c.
Ketika muncul tulisan receive pada layar telepon,
letakan gagang telepon.
30. Multi
Function Device (MFD)
Mesin ini
disebut juga All In One (AiO) yaitu mesin yang memiliki beberapa fungsi
administrasi perkantoran sekaligus, diantaranya fungsi print, facsimile, scan
dan fotokopi serta telepon. Sebagian MFD
bshksn berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader.
D) Perawatan Peralatan Kantor
Di dalam
penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat
dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud
pemeliharaan ialah pemeliharaan terhadap benda baik yang bergerak maupun yang
tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atas harta
benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai
dengan maksud dan tujuan tertentu.
Biasanya ada
buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak
terlalu cepat pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya.
Namun demikian tidak ada salahnya dibuat jadwal perawatan rutin.
Beberapa
kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam
pemeliharaan/pemakaian barang dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:
a.
Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses
produksi
b.
Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara,
panas dan cairan yang tajam dan lain-lain.
c.
Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang
menyebabkan cepatnya kerusakan.
d.
Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak
dikembalikan ke gudang
e.
Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang
tidak tepat.
f.
Pemakaian yang kasar
g.
Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan
h.
Kehilangan atas alat-alat kecil
i.
Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan
tujuannya
j.
Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat
dilakukan sendiri oleh operator
k.
Kelambatan terhadap system laporan jika terjadi
kerusakan pada mesin
l.
Kelalaian pengurusan atas barang atau mesin yang tidak
dalam pemakaian
m. Penghapusan
barang sebelum waktunya.
ariomsano/2012/smkn1kebumen
