Senin, 08 Oktober 2012

materi pelajaran 1_lima kd


Administrasi Perkantoran :
Salah satu kompetensi dasar kejuruan yang harus dikuasai oleh peserta didik pada program studi keahlian Administrasi adalah  “Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran”. Kompetensi ini memiliki 5 (lima) Kompetensi Dasar yaitu :
1.      Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran
2.      Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor
3.      Mengidentifikasi pekerjaan kantor
4.      Mengidentifikasi sarana dan prasarana administrasi perkantoran
5.      Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran
Dalam modul ini dibahas semua materi tentang dasar-dasar administrasi perkantoran. Karenanya dari penyusun  mengharapkan  dengan adanya modul ini  peserta didik memahami prinsip dasar penyelenggaraan administrasi perkantoran sebagai bekal awal peserta didik dalam mempelajari standar kompetensi yang lain di Program Studi Keahlian Administrasi.
Dalam modul ini akan dipelajari tentang apa yang di maksud dengan administrasi perkantoran, pekerjaan kantor, sarana-prasarana administrasi perkantoran serta persayaratan personil administrasi perkantoran.
     
  I.      MENDESKRIPSIKAN  ADMINISTRASI PERKANTORAN
v  Tentang Administrasi
A.     Pengertian Administrasi :
Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.
Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha.
Pengertian administrasi dalam arti sempit :
Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.
Pengertian administrasi dalam arti luas :
Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh  dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

B.     Unsur-unsur Administrasi
1.      Pengorganisasian
Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.      Manajemen
Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
3.      Tata Hubungan
Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama.
4.      Kepegawaian
Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
5.      Keuangan
Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.
6.      Perbekalan
Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.
7.      Tata usaha
Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
8.      Perwakilan /humas
Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.
C.     Fungsi Administrasi
1.      Fungsi Rutin
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2.      Fungsi Teknis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
3.      Fungsi Analis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan.
4.      Fungsi Interpersonal
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.
5.      Fungsi Manajerial
Yaitu fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

v  Tentang Kantor
A.     Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
B.     Tujuan Kantor
Adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.
C.     Fungsi Kantor
1.      Menerima informasi
Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat,  panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.
2.      Merekam informasi
Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.
3.      Mengatur informasi
Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara  lengkap dan jelas.
4.      Memberi informasi
Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.
5.      Melindungi asset/ harta
Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut  sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggungjawab.

D.     Pengertian Administrasi Kantor
Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).
Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :
1.      William Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti  transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.

2.      George R. Terry
Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3.      Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.
4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.

E.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.
1.      Kegiatan Kantor
Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan sebagai berikut :
a.      Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi :
1.      perencanaan gedung
2.      tata ruang kantor
3.      penerangan
4.      ventilasi
5.      perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6.      metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7.      anggaran (budgeting) perkantoran
8.      standar kualitas kerja
9.      sistem informasi dan telekomunikasi
b.      Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
1.      pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi
2.      pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3.      penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.
c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
Pengarahan perkantoran meliputi :
1.      penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2.      penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3.      pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
4.      penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi
5.      perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan
6.      penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan


d.      Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)
Adalah kegiatan  memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Objek pengawasan perkantoran meliputi :
1.      penggunaan peralatan dan perabot kantor
2.      metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3.      kualitas pekerjaan kantor
4.      waktu
5.      biaya perkantoran

2.      Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi :
a.      Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah
1.      faktor keamanan
2.      faktor lingkungan
3.      faktor harga
b.      Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :
1.      gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2.      gedung memiliki fasilitas yang memadai
3.      harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c.       Peralatan
Peralatan digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu :
1.      Perabotan kantor (office furniture)
Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi..
2.      Perbekalan kantor (office supplies)
Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d.      Interior
Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
e.       Mesin-mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor.

    II.            MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI
A.     Pengertian Organisasi
            Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan.
            Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah :
1.      Kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu 
2.      Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.          
Ciri-ciri organisasi :
1.      Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih)
2.      Ada kerjasama
3.      Ada tujuan bersama


B.     Prinsip-prinsip Organisasi :
1.      Prinsip Perumusan Tujuan
Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut.
2.      Prinsip Pembagian Kerja
Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.
3.      Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang
Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban.
4.      Prinsip Tingkat Pengawasan
Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya.
5.      Prinsip Rentang Manajemen
Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan yang optimal.
6.      Prinsip Kesatuan Perintah
Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.
7.      Prinsip Koordinasi
Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
           
C.     Bentuk-bentuk Organisasi :
1.      Organisasi Garis / Lini
Pada bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan secara lurus dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana.
      Kelebihan bentuk organisasi Garis/ lini , antara lain :
a.       kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan
b.      proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
c.       rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal
Kekurangan bentuk organisasi lini/ garis, antara lain :
a.       seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh
b.      biasanya pimpinan akan lebih cenderung bersifat otoriter
c.       karyawan akan lebih sulit untuk berkembang

2.      Organisasi Garis dan Staf
Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.
      Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :
a.       memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli
b.      cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
c.       lebih mudah untuk menerapkan  “ the right man on the right place”
Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :
a.       kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya banyak sehingga tidak saling mengenal
b.      koordinasi sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi

3.      Organisasi Fungsional
Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut.
Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain :
a.       pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas
b.      spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan
c.       spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli di bidangnya.
Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :
a.       sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para karyawan telah terspesialisasi
b.      karyawan sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi
c.       tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

D.     Pengertian Pekerjaan Kantor
Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.
Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :
1.      George R. Terry :
Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson :
Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.
3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :
Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.
Kesimpulan :
Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.
Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.

E.     Fungsi Pekerjaan Kantor
Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain :
1.      Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif  untuk mencapai tujuan organisasi.
2.      Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.


 III.            MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR
A.     Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :
1.      Menghimpun
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.
Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.
2.      Mencatat
Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
3.      Mengolah
Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.
4.      Menggandakan
Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
5.      Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.
Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat
6.      Menyimpan
Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan
7.      Melakuan Komunikasi
Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting
8.      Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
9.      Pekerjaan lainnya
Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.
Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :
a.       Typing (mengetik)                                     = 24,6%
b.      Calculating (menghitung)                           = 19,5%
c.       Checking (memeriksa)                             = 12,3%
d.      Filling (menyimpan)                                  = 10,2%
e.       Telephoning (menelepon)                         =   8,8%
f.       Duplicating (menggandakan)                     =   6,4%
g.       Mailing (persuratan)                                =   5,5%
h.      Other (lain-lain)                                       = 12,5%
Total                       = 100%

B.     Ciri-ciri Pekerjaan Kantor :
1.      Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.
Contoh :
Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dll.

2.      Bersifat terbuka dan luas
Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.
Contoh :
Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi, dll.

C.     Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
1.      Surat
Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
2.      Laporan
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.
a.       Fungsi laporan :
1.      sebagai bahan pertanggungjawaban
2.      sebagai alat untuk menyampaikan informasi
3.      sebagai alat pengawasan
4.      sebagai bahan penilaian
5.      sebagai bahan pengambilan keputusan
b.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
1.      laporan yang dibuat harus jelas dan cermat
2.      harus mengandung kebenaran dan objektivitas
3.      laporan harus lengkap
4.      laporan harus tegas dan konsisten
5.      laporan harus langsung mengenai sasaran
6.      harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat
7.      laporan sebaiknya disertai saran-saran
8.      harus dibuat tepat waktu

c.       Jenis-jenis laporan :
1.      Laporan berdasarkan waktu
2.      Lporan berdasarkan bentuk
3.      Laporan berdasarkan penyampaian
4.      Laporan berdasarkan sifat
5.      Laporan berdasarkan isinya
d.      Langkah-langkah membuat laporan (baca dimateri komunikasi)

3.      Formulir
Adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.
a.       Keuntungan membuat formulir :
1.      Menghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat dalam penggunaan kertas
2.      Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
3.      Mdanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan
b.      Fungsi formulir :
1.      Mencari suatu keterangan tertentu
2.      Menghimpun data yang sama
3.      Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda
4.      Sebagai bukti fisik
5.      Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
c.       Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :
1.      Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang jelas
2.      perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir
3.      Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
4.      Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
5.      Formulir dibuat secara sederhana
6.      Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kososng yang cukjup
7.      Harus ada judul nama formulir
8.      Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan
9.      Cantumkan  nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
10.  Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.

4.      Berbagai macam dokumen tertulis
Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil kegiatan pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.
Di samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang tidak kalah penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan informasi secara langsung.
5.      Arsip
Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
     

IV.      MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
A.    Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.
a        Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)
Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
1.)    Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya
a)      Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)
b)      Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.
c)      Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
(1)         Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor
(2)         Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
(3)         Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.
(4)         Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.
(5)         Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)
(6)         Peta kota-kota besar
(7)         Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir
(8)         Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan
(9)         Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar
(10)     Buku catatan keuangan
(11)     Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)
2.)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya
a)      Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.
b)      Barang tidak habis pakai
Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.
b        Mesin-mesin kantor (Office Mechine)
Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.
c         Mesin Komunikasi Kantor
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

d        Perabot Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis.
e         Interior kantor (Office Arrangement)
Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

f.       Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
1)      Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
2)      Tujuan tata ruang kantor
a)      Memberikan kenyamanan kepada karyawan
b)      Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal
c)      Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja
d)     Memudahkan dalam pengawasan
e)      Memudahkan dalam memberikan pelayanan
f)       Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja
g)      Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
h)      Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
i)        Memberikan pencitraan yang baik

3)      Bentuk-bentuk tata ruang kantor
a)      Ruang kantor terbuka (open plan office)
Ruang kantor terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu.
Keuntungan ruang kantor terbuka:
·         Mudah merubah ruangan
·         Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan
·         Mudah dalam pengawasannya
·         Menghemat tenaga
·         Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja
·         Memperlancar arus pekerjaan
·         Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar
Kerugian ruang kantor terbuka:
·         Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia
·         Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu
·         Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.
b)      Ruang kantor tertutup Closed plan office)
Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
Keuntungan ruang kantor tertutup
·         pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga
·         pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang
·         karyawan lebih leluasa dalam bekerja
Kerugian ruang kantor tertutup
·         pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat
·         cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar
·         perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
c)      Ruang kantor semi tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
·         Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja
·         kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
4)      Pedoman pembuatan tata ruang kantor
a)      Asas-asas tata ruang kantor
·         Asas jarak terpendek
Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
·         Asas rangkaian kerja
Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.
·         Asas penggunaan seluruh ruangan
Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan pemborosan dan tidak efisien
·         Asas integrasi kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.
·         Asas perubahan susunan tempat kerja
Perubahan tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.
·         Asas keamanan dan kepuasan karyawan
Ruangan yang aman dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.
b)     Prinsip-prinsip tata ruang kantor
·         Bagian atau fungsi yang berhubungan ditempatkan berdekatan
·         pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus
·         alur kerja harus sederhana
·         perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya
·         Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian memiliki ukuran yang sama
·         Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung
·         Pekerjaan yang banyak berhubungan dengan masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian depan
·         Pekerjaan yang mendatangkan kebisisngan sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain.
c)      Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang
(1)   Sistem pencahayaan
§  Natural lighting
Adalah pencahayaan yang berasal dari sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi, jendela, kaca, dinding dll.
§  Task lighting
Adalah cahaya yang digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti menggambar.
§  Ambient lighting
adalah cahaya yang berasal dari lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor
§  Accent lighting
Adalah pencahayaan yang hanya digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau area lain yang memerlukan cahaya.

(2)   Sistem warna
Macam-macam warna
§  warna primer yaitu warna pokok, merah, biru dan kuning.
§  warna sekunder yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran warna pokok, misalnya orange mrp campuran wrna merah dan kuning.
§  warna tersier yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran wrna primer dan sekunder misalnya merah dengan jingga.
Arti warna dan efek psikologinya
§  merah artinya berani, mewahm dapat mendatangkan energi, semangat, optimis, komunikatif dan dapat meningkatkan aliran darah dalam tubuh
§  Kuning artinya kehangatan, cerah dapat membangkitkan energi, mood dan vitalitas.
§  Hijau artinya alami dapat menyeimbangkan emosi seseorang, segar, sejuk dan tenang.
§  Biru artinya harmonis, tenang mendatangkan perasaan tenang, sejuk, damai.
§  Putih berarti orisinil, ringan, tentram namun jika terlalu banyak dapat menimbulkan perasaan dingin. dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruangan
§  ukuran ruangan
§  lokasi ruangan
§  lokasi bangunan
§  tipe ruangan
§  bentuk ruangan
§  tinggi ruangan
Keuntungan menggunakan wrna yang sesuai
§  kantor lebih menarik dan menyenangkan
§  ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan
§  karyawan dapat bekerja lebih tenang, nyaman dan gembira
§  produktivitas meningkat
§  karyawan merasa lebih lega
§  meningkatkan citra yang baik pada perusahaan
(3)   Sistem pengaturan udara ruangan
Berikut beberapa cara untuk mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab
§  Menggunakan AC
§  Membuat ventilasi yang cukup
§  Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruangan
Keuntungan pengaturan udara yang tepat antara lain:
§  karyawan lebih nyaman dalam bekerja
§  semangat kerja meningkat
§  kesehatan karyawan lebih terpelihara
§  produktivitas meningkat
§  kualitas kerja lebih baik
§  memberi kesan baik bagi tamu
(4)   Sistem penataan suara
Selama bekerja diperlukan suasana yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat karyawan sulit berkonsentrasi pada pekerjaan.
Akibat yang ditimbulkan karena ada kegaduhan di kantor antara lain:
§  konsentrasi terganggu
§  semamgat menurun
§  dapat terjadi gangguan mental/syaraf
§  karyawan tambah lelah
§  kesalahan kerja banyak terjadi
§  produktivitas kerja rendah
Untuk mengatasi atau mengurangi kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal berikut:
§  ruangan diberi peredam suara
§  dibawah mesin tik diberi alas karet
§  memilih printer yang tidak terlalu bersuara
§  gerakan disiplin karyawan harus diperhatikan
§  pesawat telepon ditempatkan pada tempat khusus

B.     Pengelolaam Sarana dan Prasarana Kantor
a.      Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Rencana kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[ tahun untuk satu tahun anggaran.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain:
1)      Gunakan prosedur pengelolaan sarana prasarana
2)      Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang dibutuhkan
3)      Sesuaikan antara kebutuham dengan biaya yang tersedia
4)      Sediakan dan gunakan sarana prasarana dalam kegiatan operasional
5)      Penyimpanan sarana prasarana
6)      Kumpulkan dan kelola data sarana prasarana
7)      Penghapusan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

b.      Penyimpanan
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan.
1)      Tujuan penyimpanan
a)      agar barang tiddak cepat rusak
b)      agar tidak terjadi kehilangan barang
c)      agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan
d)     memudahkan dalam pengawasan
e)      memudahkan dalam analisis barang
2)      Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:
a)      Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia
b)      Pergudangan yang memenuhi syarat
c)      Sifat barang yang disimpan
d)     Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
e)      Prosedur dan tata kerja
f)       Biaya yang tersedia
g)      Tenaga yang diperlukan
h)      Jangka waktu penyimpanan
3)      Cara penyimpanan
a)      Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis
b)      Barang disimpan dalam keadaan bersih
c)      Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi
d)     Barang disimpan di tempat yang memadai
e)      Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan
f)       Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air hujan
g)      Barang disimpan di ruangan yang terkunci
h)      Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat di buku persediaan
i)        Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan di bagian depan

c.       Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana prasarana kantor:
1)      agar barang tidak mudah rusak
2)      agar barang tidak mudah hilang
3)      agar barang tidak kedaluarsa
4)      agar barang tidak mudah susut
5)      agar sarana prasarana selalu dalan keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana prasarana dapat dil;akukan dengan berbagai cara antara lain:
1)      Pemeliharaan berdasarkan waktu
a)      pemeliharaan sehari-hari
b)      pemeliharaan berkala
2)      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
a)      pemeliharaan barang bergerak
b)      pemeliharaan barang tidak bergerak
d.      Inventarisasi
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.
Tujuan inventarisasi
1)      agar peralatan tidak mudah hilang
2)      adanya bukti tertulis terhadap pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan
3)      memudahkan dalam pengecekan barang
4)      memudahkan dalam pengawasan
5)      memudahkan ketikla mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang
Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format-format pencatatan, dimana masing-masing instansi belum tentu sama. Berikut beberapa contoh buku inventarisasi barang:
1)      Buku induk barang inventaris
Merupakan buku yang digiunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
2)      Buku golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode  barang yang telah ditentukan.
3)      Buku catatan barang noninventaris
Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belkum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang-barang yang habis pakai.
e.       Laporan sarana prasarana
Laporan saranaprasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut dalam periode tertentu.
Fungsi adanya laporan adalah:
1)      Sebagai bahan pertanggungjawaban
2)      sebagai pengendali persediaan
3)      memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang
4)      sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:
1)      Bukti penerimaan barang
2)      bukti pembelian barang
3)      Bukti pengeluaran barang
4)      Kartu barang
5)      Kartaui persediaan
6)      Daftar inventaris
7)      Daftar rekapitulasi barang inventaris

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:
1)      Memeriksa barang
2)      menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran
3)      menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4)      menghitung pengeluaran barang
5)      menghitung sisa persediaan
6)      mencatat mutasi barang
7)      melaporkan kepada tasan atau pimpinan.

V.      MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN
A.    Pengertian Personil Kantor
Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Seorang peonil kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.
B.     Macam-macam Personil Kantor
a.       Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi
Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b.      Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c.       Staf atau Pembantu Ahli
Adalah para tenaga yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
d.      Worker atau pegawai/pekerja
Adalah karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari
C.    Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor
Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kanotr sebagai berikut:
a.       Kepala/pimpinan kantor bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
b.      Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
c.       Bagian keuangan bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dank as masuk.
d.      Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya serta membuat surat keluar.
e.       Penerima tamu/resepsionis bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, melayani telepon masuk dan keluar.

D.    Perangkat kerja personil kantor
Umumnya fasilitas kerja personil kantor antara lain meja dan kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas, komputer, mesin tik, pesawat telepon dll.
E.     Tahapan-tahapan Pengadaan Personil Kantor
a.      Analisis jabatan (Job analisys)
Adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut.
Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description) spesifikasi pekerjaan (job specification) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).
Selain itu analisa jabatan juga berguna untuk:
1)      Perekrutan dan seleksi karyawan
2)      Kompensasi gaji karyawan
3)      Evaluasi jabatan
4)      Penilaian prestasi kerja karyawan
5)      Pelatihan (training0
6)      Promosi dan pemindahan karyawan
7)      Organisasi
8)      Memperkaya pekerjaan
9)      Penyederhanaan pekerjaan
10)  Penempatan karyawan

b.      Rekrutmen
Adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar utnuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.
1)      Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang dimiliki.
2)      Penetuan sumber-sumber rekrutmen
a)      Sumber internal
Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara perpindhaan atau mutasi karyawan yang memenuhi spesifikasi.
Kelebihan sumber internal
(1)   Meningkatkan kinerja dan disiplin karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi
(2)   Loyalitas karyawan menjadi tinggi
(3)   Biaya rekrutmen dapat ditekan
(4)   Waktu perekrutan relative singkat
Kelemahan sumber internal
(1)   Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan
(2)   Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

b)     Sumber eksternal
Yaitu tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut:
(1)   Pelamar datang sendiri
(2)   Kantor Dinas Tenaga Kerja
(3)   Lembaga-lembaga pendidikan
(4)   Pemuatan iklan
(5)   Referensi seseorang/rekanan karyawan
(6)   Mengambil dari perusahaan lain
(7)   Nepotisme
Kelebihan sumber eksternal
(1)   Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik
(2)   Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru
Kelemahan sumber eksternal
(1)   Kurang ada kesempatan promosi bagi karyawan lama
(2)   Biaya rekrutmen relative besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi
(3)   Waktu perekrutan lebih lama
(4)   Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

3)      Metode-metode Rekrutmen
a)      Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen dikalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.
b)     Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.
4)      Kendala-kendala rekrutmen
a)      Kebijakan perusahaan tentang gaji
b)      Persyaratan jabatan yang banyak
c)      Kecilnya soliditas perusahaan
d)     Metode yang digunakan dalam rekrutmen
e)      Kondisi pasar tenaga kerja
f)       Kondisi lingkungan eksternal.

c.       Seleksi
Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan yang qualified (berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.
1)      Proses seleksi
Penyaringan – tes – wawancara awal – evaluasi latar belakang dan referensi – wawancara mendalam – tes kesehatan/fisik- pengambilan keputusan
2)      Langkah-langkah seleksi personil kantor
a)      Seleksi administratif
Yaitu seleksi persyaratan administrative sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang dikirimkan.
b)      Penarikan tenaga kerja
Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.
c)      Klasifikasi jabatan
Merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.
d)     Tes dan wawancara
(1)   Tes
Tes dapat digolongkan beberapa macam yaitu:
§  Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perseorangan, biasanya dengan prkatik.
§  Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasanya dengan praktik atau tertulis.
§  Tes intelegensi yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan
§  Tes kepribadian (personality test) yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar
§  Tes minat (interest test) yaitu tes untuk mengetahu minat pelamar
§  Tes bakat (aptitude test) tes untuk mengukur bakat pelamar
§  Tes kesehatan (medical test) yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.

(2)   Wawancara
Tujuan wawancara:
§  Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja
§  Memastikan data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran
§  Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan
§  Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.
§  Ajang promosi bagi perusahaan.
e)      Penempatan personil kantor
f)       Setelah melalui proses seleksi, dan pelamar memperoleh status sebagai karyawan kemudian ditempatkan pada jabatan tertentu.

3)      Tujuan seleksi
Untuk memperoleh karyawan yang :
a)      Qualified dan professional
b)      Jujur dan disiplin
c)      Inovatif dan bertanggung jawab
d)     Cakap dengan penempatan yang tepat
e)      Kreatif dan dinamis
f)       Berdedikasi tinggi
g)      Memenuhi syarat undang-undang perburuhan
h)      Dapat bekerja sama
i)        Dapat bekerja mandiri
j)        Mudah berkembang
k)      Mempunyai budaya dan perilaku malu

4)      Kualifikasi seleksi
Kualifikasi seleksi biasanya meliputi umur, keahlian, pendidikan, kesehatan fisik, jenis kelamin, bakat, wajah, karakter, pengalaman, kejujuran, kerja sama, kedisiplinan, inisiatif dan kreatif.

F.     Syarat-syarat personil kantor
a.      Persyaratan pengetahuan
Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
b.      Persyaratan keterampilan
Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
c.       Persyaratan kepribadian
Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
1)      Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya
2)      Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
3)      Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan
4)      Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.
5)      Dapat menyimpan rahasia.

G.    Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor
a.      Pengertian pelatihan dan pengembangan
Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya.
Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial).

b.      Manfaat pelatihan
1)      Meningkatkan kinerja personil kantor
2)      Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik
3)      Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif
4)      Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri
5)      Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

c.       Jenis dan Tujuan Pelatihan
1)      Supervisory training
Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.
2)      Administrative training
Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan etentang bagaimana mempraktikan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor
3)      Office Method Training
Adalah pelatihan yang brtujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan yang rutin, khususnya bidang kesekrtariatan
4)      Refreshing training
Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.
Tujuan pelatihan secara umum adalah:
1)      Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan
2)      Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif
3)      Mengubah dan membenuk sikap karyawan
4)      Mengembangkan semangat, kesenangan dan kemauan kerja karyawan
5)      Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.

d.      Komponen pelatihan dan pengembangan
1)      Sasaran dan tujuan harus terukur jelas
2)      Materi disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.
3)      Metode disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
4)      Peserta harus memenuhi syarat
5)      Para pelatih (trainers) harus memenuhi syarat.

e.       Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dn pengembangan
1)      Perbedaan masing-masing karyawan
2)      Hubungan dengan analisis jabatan
3)      Motivasi
4)      Seleksi peserta pelatihan
5)      Metode pelatihan dan pengembangan

H.    Mutasi Personil Kantor
a.      Pengertian mutasi
Mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertical (promosi dan dmeosi) dalam suatu organisasi

1)      Mutasi atas keinginan perusahaan
Alasan mutasi ini biasanya sebagai berikut:
a)      Perusahaan sedang berupaya menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan menunjukan bahwa mutasi bukan hanya sebagai hukuman
b)      Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tidak akan diberhentikan meskipun kurang cakap atau tidak mampu bekerja.
c)      Untuk penyegaran suasana, supaya tidak jenuh.
2)      Mutasi atas keinginan karyawan sendiri
Alas an mutasi ini antara lain:
a)      Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan pekerjaannya
b)      Karyawan merasa lingkungan kerja sudah tidak sesuai
c)      Karyawan merasa sudah tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya bahkan atasannya.

b.      Cara Mutasi
1)      Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa antara lain;
a)      Untuk memenuhi karyawan di bagian lain
b)      Untuk memenuhi keinginan karyawan disesuaikan dnegan minat, keahlian dan bidang tugas serta kemampuannya.
c)      Untuk mengatasi rasa bosan dan jenuh
d)     Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya.

2)      Vertikal
a)      Promosi
Promosi adalah pemidahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.
Manfaat promosi:
(1)   Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan
(2)   Untuk menciptakan persaingan yang sehat
(3)   Untuk membina jenjang karir karyawan
(4)   Untuk mengembangkan kemampuan karyawan
(5)   Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam perusahaan
(6)   Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju.

b)     Demosi
Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pndapatan dan statusnya pun lebih rendah. Pada dasarnya demosi dapat terjadi karena beberapa hal, antara lain:
(1)   Karyawan melakukan tindkan yang merugikan perusahaan sehingga perlu diberi hukuman.
(2)   Membangkang.
(3)   Perusahaan sedang mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisaasi atau perampingan karyawan
(4)   Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana suplay melebihi permintaan
(5)   Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

3)      Macam-macam mutasi
a)      Ditinjau dari tempat kerja karyawan
(1)   Mutasi antar urusan
(2)   Mutasi antar seksi
(3)   Mutasi antar bagian
(4)   Mutasi antar biro
(5)   Mutasi antar instansi
b)      Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
(1)   Production transfer yaitu mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang lama menurun
(2)   Replacement transfer yaitu dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan
(3)   Versatility transfer yaitu mutsi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah pengetahuan karyawan  yang bersangkutan
(4)   Shift transfer yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya shift malam pindah ke shift siang.
(5)   Remedial transfer yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antar karyawan
c)      Ditinjau dari masa kerja karyawan
(1)   Temporary transfer yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan
(2)   Permanent transfer yaitu mutasi yang bersiofat tetap

I.       Pemberhentian Personil Kantor
Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan.
a.      Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja
1)      Karena karyawan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan.
2)      Karena perampingan karyawan
3)      Karena inisiatif sendiri
4)      Karena sudah mencapai usia pension
5)      Karena sakit
6)      Karena tidak cakap jasmani dan rohani
7)      Karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan
8)      Karena meninggal dunia
9)      Karena terkena wajib militer
10)  Karena terlibat partai terlarang

Tingkatan pemberhentian dari perusahaan ada dua macam yaitu:
1)      Pemberhentian dengan hormat, misalnya karena pension
2)    Pemberhentian dengan tidak hormat misalnya karena karyawan melakukan kesalahan fatal

b.      Hak dan kewajiban personil yang diberhentikan
Pemberhentian karyawan swasta laim disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak dan kewajiban itu biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan sawasta dan untuk karyawan negeri  berupa uang pensiun.

ariomsano/2012/smkn1kebumen